Detrás del éxito de una organización hay un factor clave que a menudo pasa desapercibido: la comunicación interna. En concreto, las empresas de comunicación centran sus esfuerzos en mejorar la comunicación externa de sus clientes. Sin embargo, en muchas ocasiones olvidan que este trabajo es igualmente importante dentro de su compañía en la medida en que una organización difícilmente podrá alcanzar sus objetivos si su equipo no está alineado y la información no fluye entre las personas que la componen.
En este sentido, la comunicación interna no entiende de tamaño ni de número de empleados. En el caso de las pymes, el rol que desempeña cada uno de sus miembros es vital, por lo que una correcta estrategia puede convertirse en la llave para mejorar la productividad, reforzar la cultura corporativa y fomentar un ambiente de trabajo más colaborativo.
Por su estructura más reducida y su dinámica de trabajo más flexible, es habitual que estas compañías encuentren problemas en su comunicación interna. En Círculo de Comunicación hemos seleccionado cinco elementos que habitualmente están poco definidos, por lo que sus responsables no deben perderlos de vista a la hora de elaborar una estrategia de trabajo común y definir las herramientas que utilizan en su día a día.
- Claridad en los roles y responsabilidades
En las empresas de menor tamaño es habitual que los empleados desempeñen múltiples funciones, lo que puede generar confusión a la hora de asignar o preguntar por la responsabilidad de cada una de las tareas. Por ello, es importante que se definan los procedimientos y es esencial que cada departamento, así como el conjunto de la plantilla, conozca las tareas concretas que realiza cada uno de los empleados.
- Espacio de trabajo común
Con el objetivo de evitar ineficiencias, a la hora de trabajar en equipo y compartir documentos es muy importante evitar la dispersión de datos mediante el trabajo en la nube. Unido a esta idea, al tener un tamaño más reducido, el flujo de la información dentro de las pymes puede encontrar obstáculos que deben atajarse. Es habitual que una sola persona acumule gran cantidad de información relevante y si abandona la empresa, ya sea de forma temporal o permanente, ese conocimiento podría desaparecer ocasionando problemas para continuar con la actividad.
En este punto es relevante que la compañía cuente con un espacio de trabajo común y seguro donde se custodie de manera ágil y segura el trabajo de toda la plantilla.
- Uso inadecuado de la tecnología
En línea con el apartado anterior, la comunicación interna no será correcta si pone en riesgo la protección de datos personales o información sensible de la empresa. De hecho, en muchas pymes es habitual que se compartan archivos a través de vías poco seguras. Una razón más por lo que resulta importante que toda la información esté centralizada en un ERP en la nube, de forma que no sea necesario descargar un documento para poder trabajar en él.
- Canales de comunicación interna formales, claros y efectivos
Para llevar a cabo una comunicación eficiente entre todos los miembros del equipo, los canales de comunicación interna deben remar en esta misma dirección. Así, es fundamental que se definan qué herramientas van a utilizarse y que estas se utilicen de forma directa para evitar caer en dos errores habituales: sobrecargar de información a los trabajadores o, por el contrario, que la información se dé de manera espontánea y poco estructurada generando malentendidos.
- Retroalimentación de los empleados
A la hora de gestionar la comunicación interna dentro de una pequeña empresa también es clave que se tenga en cuenta la importancia que puede aportar cada uno de los miembros del equipo. Desde su experiencia, su trayectoria profesional y su formación, cada uno de los empleados tienen ideas valiosas que pueden mejorar los procesos y dar a conocer nuevas tendencias que van surgiendo en el mundo empresarial. De hecho, ignorar las capacidades de cada persona, desde el jefe hasta el becario, es un error que puede hacer perder opciones de crecimiento a la organización.
Detrás de una gran idea de negocio hay un conjunto de personas, por lo que la comunicación interna debe entenderse como un pilar invisible que fortalece equipos y potencia el crecimiento empresarial. ¡Empieza hoy a construir un negocio más eficiente y conectado!
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